Как перевести сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом

Временно перевести сотрудника на удаленную работу в связи с коронавирусом могут работодатели, которые осознают угрозу распространения инфекции, официально признанную ВОЗ пандемией. Здоровье персонала – залог прибыльного бизнеса. Поэтому перевод на временную удаленку будет не лишним. Однако у руководства и специалистов, работающих в кадровых и бухгалтерских службах, возникают сложности с такой процедурой.

Какой набор документов требуется оформить? Какими законодательными актами необходимо руководствоваться? Как все сделать правильно и ни в ущерб деятельности предприятия? Давайте разбираться.

В помощь работодателям Трудовой кодекс РФ

Во всех регионах Российской Федерации в связи с угрозой распространения коронавируса (2019-nCoV, COVID-2019) действуют меры повышенной готовности. Работодатели постепенно переводят персонал на дистанционное сотрудничество. Такой переход позволяет соблюдать противоэпидемические и профилактические мероприятия, установленные властями. Сложности при оформлении сотрудников на удаленный режим работы возникают, но все проблемы решаемы. Главное правило – соблюдать положения трудового законодательства, такие как:

• абзац 3 ч. 3 ст. 4 ТК РФ;
• абзац 5 ч. 2 ст. 59 ТК РФ;
• часть 2 ст. 72.2 ТК РФ;
• пункт 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
• пункт 3 ч. 3 ст. 99 ТК РФ;
• пункт 3 ч. 3 ст. 113 ТК РФ.

Отмеченные выше нормативные акты содержат информацию, которая касается нюансов организации труда персонала в условиях ЧС (чрезвычайных ситуациях). К ним относится и пандемия коронавируса. В соответствии с Трудовым кодексом России в случае эпидемии работодатель имеет законное право:

• перевести работника на иную работу;
• привлечь служащего к сверхурочному выполнению обязанностей;
• расторгнуть трудовой договор при наступлении чрезвычайных обстоятельств.

Данные о том, как оформить перевод сотрудников на удаленную работу, можно найти в главе 49.1 ТК РФ. Однако у работодателей возникает множество вопросов, ведь в нормативном акте не указана информация, которая касается дистанционного сотрудничества именно в период пандемии. Обратимся к мнению специалистов.

Экспертная оценка сложившегося на рынке труда положения

Специалисты предлагают работодателям воспользоваться одним из способов перевода персонала на дистанционное сотрудничество. Речь идет об оформлении временного перевода на удаленную работу на период сроком 1 месяц. Второй вариант подразумевает заключение между сторонами дополнительного соглашения, в котором отражаются изменения условий трудового договора. При выборе этого решения необходимо, чтобы в документе был учтен ряд важных нюансов:

• режим работы и отдыха;
• срок, в течение которого служащий будет работать удаленно;
• заработная плата на этот период;
• форма контроля за персоналом на время дистанционного сотрудничества;
• особенности обеспечения людей материалами и средствами, требуемыми для выполнения рабочих функций;
• специфика возмещения расходов на оплату электроэнергии, телекоммуникационных средств связи, личного оборудования (если оно используется).

Все достаточно просто, но в то же время не понятна ситуация с распространением вируса. Работодатели имеют законное право перевести персонал на дистанционный режим на 1 календарный месяц. Что же делать, если ситуация с пандемией будет только усугубляться? Здесь можно использовать положения ст. 74 Трудового кодекса.

Речь идет о внесении изменений в договоры между сторонами вследствие реформ, связанных с технологическими и организационными правками. Такой способ станет выходом для работодателей, которые в связи с распространением вируса еще не планируют перевод персонала на дистанционное сотрудничество. Переход на удаленный режим работы предусматривает рассылку сотрудникам уведомлений о том, что через 2 месяца вступит в силу такое решение.

Информация из Роструда

В ведомство ежедневно поступают сотни запросов о том, как правильно оформить карантин по коронавирусу, переведя персонал на удаленную работу, не нарушив их права. Представители Роструда предлагают вариант, когда работодатели будут расторгать договоры с персоналом с целью заключения новых, где будет указан дистанционный режим работы.

Если служащие не соглашаются на такое решение, то по закону они имеют право продолжить деятельность непосредственно в офисе предприятия до тех пор, пока на уровне государства не будут приняты меры обязательного характера по поводу перевода сотрудников на удаленку. 

24 марта 2020 г. ведомство предоставило разъяснения, которые касаются дистанционного сотрудничества. Государственная структура рекомендовала работодателям по максимуму переводить персонал на удаленный режим работы.

Этапы организации удаленной работы для персонала

Угроза массового распространения коронавируса – повод для работодателей организовать профилактическое мероприятие, а именно временно перевести персонал на удаленку. Чтобы наладить дистанционное сотрудничество необходимо:

• предупредить персонал о переходе на удаленный режим работы (оптимальный вариант – предложение, оформленное на официальном бланке компании);
• издать приказ о временном переводе, указав причину – в связи с угрозой распространения 2019-nCoV, COVID-2019;
• определить, кто из персонала переводится на удаленку, установить порядок организации работы на дому;
• оплата труда должна осуществляется пропорционально отработанному времени или фактическому выполнению обязанностей;
• служащих следует снабдить всем необходимым для осуществления трудовых обязанностей.

В приказе, который касается перехода на дистанционный режим, следует указать основание, срок, данные сотрудника (ФИО, занимаемую должность, размер заработной платы на время удаленной работы). Если между сторонами оформляется дополнительное соглашение, то такой документ содержит информацию о том, как руководство будет осуществлять контроль обязанностей, возложенных на служащего. В нем же определяется порядок документооборота в электронном виде, указывается, что работа проводится в дистанционном формате.

Риски для сотрудников

В связи с угрозой, которой является пандемия коронавируса, население страны обязано соблюдать правила, введенные из-за режима повышенной готовности. Меры предосторожности, а именно соблюдение санитарного режима, ограничение на посещение массовых мероприятий, нахождение в изоляции в случае приезда из государств, где зафиксировано большое количество заболевших.

Эксперты относят к основным рискам для сотрудников во время пандемии следующие ситуации:

• необоснованные увольнения «неугодного» персонала;
• значительное сокращение заработной платы;
• отправка в неоплачиваемые отпуска;

Если гражданин столкнулся с недобросовестными действиями со стороны работодателя, то необходимо составить жалобу, которую следует отправить на сайте Роструда. Органы власти уже сделали заявление о том, что такие компании будут лишаться права на отсрочки по налоговым платежам. К тому же Правительство пообещало, что нарушающих права граждан предприятия будут ждать внеплановые проверки, организованные контролирующими структурами, а значит применение мер административного характера.

Ответы на часто возникающие вопросы

Как поступить, если сотрудник предприятия прибыл из другой страны и вышел на работу?

Такой человек обязан в течение 2-х недель соблюдать режим изоляции. Поэтому он не может выходить из обсерватории, дома или больницы, а значит, и офис посещать не имеет права. Больничный лист для людей, прибывших из-за границы, оформляется дистанционно. Курьеры привозят документы на дом. Кстати, больничный будет оформлен на всех членов семьи.

Можно ли перенести отпуск, если работник изъявил желание уйти позже?

Работодатель не обязан соглашаться на перенос отпускных дней, тем более, если в организации действует установленный график. В данном случае решение за руководством предприятия.

Можно ли уволить сотрудника за прогулы, если он не может вернуться в Россию из другой страны в связи с ограничительными мерами из-за коронавируса?

В таком случае увольнение запрещено. Работодатель может продлить отпуск за счет сотрудника, договориться о том, что специалист будет выполнять обязанности в удаленном формате, найти иное решение, которое устроит стороны.

Что делать, если работник не соглашается переходить на дистанционный режим работы?

Ждать решения Правительства страны о введении обязательных мер, которые касаются удаленной работы. Пока же в соответствии с трудовым законодательством такой персонал может продолжать посещать офис.

Советы работодателям

Роспотребнадзор рекомендует предприятиям, которые не могут отправить персонал на дистанционный формат работы, придерживаться следующих рекомендаций:

• установить антисептики;
• контролировать температуру у работников;
• ограничить допуск в офисные помещения людям на карантине;
• проводить дезинфекцию поверхностей в помещениях;
• отменить проведение всех корпоративных мероприятий.

Работодатели обязаны передавать данные в Роспотребнадзор о тех сотрудниках, которые заболели, имели контакт с заразившимися коронавирусом или находятся на карантине (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_347459/aa15f0ba977124339df85a584c72b410828412ae/#dst100010).

Обобщая вышесказанное

Перевод персонала на дистанционное сотрудничество должен проходить в строгом соответствии с положениями Трудового кодекса России и официальными рекомендациями Роструда. Населению стран, затронутых пандемией коронавируса, необходимо соблюдать все меры по борьбе с пандемией. Одной из них и является социальное дистанцирование, которое подразумевает отказ от посещения мест массового скопления людей. Предприятия, особенно крупные и средние по размеру, относятся к таким объектам. Поэтому работодатели просто обязаны организовать переход сотрудников на удаленный режим работы. Компании должны оформить документы на время эпидемии. Речь идет о следующих позициях:

• приказ, подписанный генеральным директором, о введении режима повышенной готовности;
• приказ о переводе персонала на дистанционный режим работы;
• приказ об отмене командировок в другие страны и города из-за распространения коронавируса.

При соблюдении требований Трудового кодекса, действуя собранно и разумно, организовать удаленную работу для сотрудников не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Работодателям необходимо сформировать новую систему мотивации для персонала, отслеживать эффективность выполняемой работы, продумать и внедрить техническую сторону дистанционного сотрудничества. Всем здоровья!